‘일잘러’의 핵심 조건 중 하나는 반복적인 일을 줄이고, 중요한 일에 집중하는 것입니다. 오늘은 AI 툴 자동화 레시피에 대해서 소개해드릴 예정입니다.
하지만 바쁜 업무 속에서 사소한 일정 체크, 이메일 확인, 자료 정리, 메모 기록 등의 소소하지만 필수적인 작업은 끊임없이 생깁니다. 이럴 때, 모든 일을 기억해주고 대신 챙겨주는 ‘비서’가 있다면 얼마나 좋을까요?
다행히 요즘은 AI 툴을 활용해 ‘나만의 디지털 비서’를 직접 만들 수 있는 환경이 갖춰져 있습니다. 별도의 개발 지식이 없어도, ChatGPT와 같은 언어 AI와 Notion, Zapier 같은 자동화 툴을 조합하면 꽤 괜찮은 수준의 개인 비서를 만들 수 있습니다. 이 글에서는 실제로 나만의 AI 비서를 만들기 위한 핵심 구성 요소, 구축 방식, 유지·운영 팁에 대해 단계별로 설명드리겠습니다.
AI 비서의 뇌: ChatGPT와 Notion AI의 역할 분담
AI 비서를 만든다는 것은 결국 다양한 기능을 조합해 하나의 흐름으로 연결시키는 작업입니다. 그 중에서도 가장 중심이 되는 건 정보를 이해하고 해석하고 요약해주는 언어 AI입니다. 여기에 핵심적인 역할을 하는 것이 바로 ChatGPT입니다. ChatGPT는 단순히 질문에 답하는 데 그치지 않고, 문장을 생성하고 생각을 정리하고, 요약과 분류까지 해주는 역할을 수행합니다. 예를 들어 메일 내용을 요약하거나, 일정의 우선순위를 나누거나, 아이디어를 정리하는 데 매우 유용합니다.
여기에 Notion AI를 함께 사용하면 더 강력한 조합이 완성됩니다. Notion은 단순한 노트앱이 아니라, 데이터베이스와 템플릿 시스템이 잘 갖춰진 ‘디지털 워크스페이스’입니다. Notion AI는 이 안에서 글을 요약하거나 제목을 정리하고, 자료 간 연관성을 잡아주는 등 실제 비서처럼 작동할 수 있습니다. 이 두 AI를 함께 활용하면, Notion은 AI 비서의 ‘기억 공간’이 되고, ChatGPT는 ‘생각하는 뇌’ 역할을 하게 됩니다.
중요한 건 이 두 도구의 장단점을 파악하고 역할을 구분하는 것입니다. ChatGPT는 외부 정보 탐색과 고차원적 텍스트 작업에, Notion은 문서화·정리·시각화에 강점이 있으므로 정보 생성과 관리의 흐름을 자연스럽게 연결해주는 설계가 필요합니다.
반복 작업을 줄여주는 자동화 레시피: Zapier의 연결 고리
AI 비서를 완성하는 마지막 퍼즐 조각은 ‘자동화’입니다. 아무리 좋은 AI가 있어도, 매번 수동으로 명령을 내리고, 결과를 옮기고, 폴더에 정리하고, 알림을 보내는 식이라면 결국 우리의 시간을 더 잡아먹게 됩니다. 그래서 여기에 Zapier 같은 워크플로우 자동화 툴이 반드시 필요합니다.
Zapier는 다양한 앱을 서로 연결해서 ‘만약 ○○하면 △△하라’는 식의 조건 기반 작업을 자동으로 실행하게 해주는 툴입니다. 예를 들어 구글 캘린더에 일정이 추가되면 노션에 자동으로 기록하거나, 메일로 받은 업무 요청 내용을 요약해서 GPT에게 보내고, 다시 정리된 내용을 노션에 붙여넣는 작업을 완전히 자동화할 수 있습니다.
이 과정을 통해 우리가 직접 해야 할 일은 최소화되고, AI 비서는 훨씬 자율적으로 작동하게 됩니다. 더불어 Zapier는 각종 API나 슬랙, 지메일, 캘린더 같은 실무 앱들과 쉽게 연동되므로 업무 도구 전반을 하나의 흐름으로 묶을 수 있다는 점에서 매우 유용합니다.
특히 Zapier를 잘 활용하면 ‘데이터가 입력되는 순간부터 요약, 분류, 기록, 알림’까지의 전 과정을 자동으로 처리할 수 있으므로, AI 비서의 실질적인 역할이 완전히 현실화됩니다. 반복적인 일을 줄이고, 자동으로 업데이트되는 시스템을 만들어두면 시간은 물론 정신적인 여유까지 생기게 됩니다.
나만의 AI 비서, 어떻게 운영하고 발전시킬 것인가
AI 비서는 만들고 끝나는 게 아니라, 지속적으로 개선하고 조정해가야 하는 존재입니다. 마치 실제 비서와도 비슷하게, 처음에는 제한된 역할만 하더라도 점점 더 많은 일을 맡기고, 효율성을 높여가는 식으로 운영하는 것이 좋습니다. 이를 위해서는 정기적인 피드백과 업데이트 과정이 필요합니다.
예를 들어, 일정이 누락되거나 AI가 제대로 이해하지 못한 응답이 나온다면, 어떤 부분의 설정이나 프롬프트에 문제가 있는지 점검해야 합니다. 이때 Notion이나 Zapier의 로그 기능을 활용하면 어떤 시점에서 문제가 발생했는지 추적하기 쉬우며, ChatGPT나 Notion AI에 피드백을 주면 반복적인 오류를 줄일 수 있습니다.
또한 비서에게 맡기는 업무 범위를 점차 확장해가는 것도 중요합니다. 처음에는 단순한 메모 정리나 일정 알림부터 시작하고, 점점 프로젝트 요약, 이메일 초안 작성, 아이디어 정리까지 범위를 넓히는 식입니다. 이렇게 함으로써, 나만의 AI 비서는 점차 ‘스마트한 협업 파트너’로 발전하게 됩니다.
그리고 꼭 기억해야 할 점은, AI 비서는 완전한 자동화보다는 ‘협업 도구’라는 인식이 필요하다는 것입니다. 인간의 맥락 이해와 판단은 여전히 중요하며, AI는 그 과정을 돕는 조력자일 뿐입니다. 따라서 인간의 판단력을 바탕으로 AI의 결과물을 다듬고, 개선하는 루틴을 만드는 것이 핵심입니다.
불과 몇 년 전까지만 해도 비서를 둔다는 것은 경영자나 고위 임원의 특권처럼 여겨졌습니다. 하지만 이제는 누구나, AI 기술을 통해 자신만의 비서를 만들고 활용할 수 있는 시대입니다. 중요한 건 고급 기술이 아니라, 도구를 조합하고 흐름을 설계할 줄 아는 사고력입니다.
ChatGPT, Notion, Zapier라는 세 가지 핵심 툴만 잘 조합해도, 업무 효율을 획기적으로 높이고 일상 속 반복 작업에서 해방될 수 있습니다. AI 비서는 단순히 시간을 줄여주는 도구가 아니라, 우리가 더 본질적인 일에 집중하도록 도와주는 파트너입니다.
지금 당장은 완벽하지 않더라도, 작게 시작해서 점점 다듬어가는 과정 속에서 그 가능성은 커집니다. 오늘 하루 중 한 가지 반복 업무를 떠올려보세요. 그리고 그것을 AI에게 맡길 수 있는 방법을 설계해보세요. 거기서부터, 당신의 AI 비서 만들기는 이미 시작된 것입니다.