바쁜 일상 속 반복되는 업무, 매일 수작업으로 처리하고 있진 않으신가요? 최근 몇 년 사이, 다양한 AI 툴이 등장하면서 업무 자동화가 더는 개발자만의 영역이 아니게 되었습니다. 오늘은 AI 툴로 하루 업무 자동화하기에 대해 소개해드릴 예정입니다.
이 글에서는 제가 실제로 활용하고 있는 ChatGPT, Zapier, Notion AI, Grammarly를 기반으로 한 하루 루틴과, 자동화를 위한 구체적인 팁을 공유해 보겠습니다.
아침 루틴: 정보 수집과 정리, Notion + ChatGPT
1) ChatGPT로 뉴스 요약받기
아침에 출근하거나 일 시작 전에 가장 먼저 하는 일은 업계 뉴스 요약입니다. ChatGPT에 미리 저장해둔 프롬프트를 활용해, 관심 분야(예: IT, 스타트업, AI)와 관련된 기사 제목, 요약, 링크를 정리해서 받아봅니다.
예시 프롬프트:
"다음 뉴스 URL들을 요약해줘. 각 뉴스에 대해 핵심만 3줄로 정리해줘."
👉 저는 이를 미리 수집해둔 뉴스 링크와 함께 붙여넣고 사용합니다.
2) Notion AI로 회의 준비 자동화
Notion의 AI 기능은 회의 준비에 정말 유용합니다. 매일 오전에 예정된 미팅의 안건을 Notion에 정리해두면, 자동으로 요약하거나 필요한 질문 리스트를 생성해줍니다. 반복되는 회의에선 이전 회의록을 분석해 “후속 작업 자동 도출”까지 가능합니다.
활용 팁:
회의록 템플릿에 Notion AI 프롬프트를 심어두면 매번 복붙 없이 자동화 가능
“이 회의의 핵심 결정 사항을 뽑아줘” 같은 명령어가 유용
업무 중 루틴: 문서 작성 + 반복 작업 처리
1) Grammarly + ChatGPT로 문서 완성도 높이기
메일, 보고서, 제안서 등 다양한 문서를 작성하다 보면 톤이나 표현이 부자연스럽게 느껴질 때가 많습니다. 저는 기본 초안을 직접 작성한 뒤, Grammarly로 문법과 문장 구조를 다듬고, ChatGPT를 통해 톤 조정이나 문장 표현 개선을 합니다.
예시 프롬프트:
"이 내용을 더 설득력 있고 자연스럽게 바꿔줘. 비즈니스 문서 스타일로."
Grammarly는 특히 영어 문서에 강력하며, ChatGPT는 한글 톤 조절에도 뛰어난 결과를 보여줍니다.
2) Zapier로 업무 자동화 연결
Zapier는 진정한 업무 자동화의 핵심입니다. 제가 주로 사용하는 자동화 시나리오는 다음과 같습니다:
Google Form 응답이 들어오면 Notion에 자동으로 등록
특정 키워드가 포함된 이메일 수신 시 Slack에 알림 전송
매일 정해진 시간에 Google Calendar 일정 자동 요약 생성
즉, 반복되는 수작업을 ‘버튼 없이’ 처리할 수 있게 되는 거죠.
👉 Zapier는 노코드 기반이라 누구나 쉽게 시나리오를 만들 수 있다는 점에서 매우 매력적입니다.
퇴근 전 루틴: 회고 + 내일 준비
1) Notion + ChatGPT로 일일 회고 자동화
업무를 마치기 전에는 하루의 업무를 정리하며 간단한 일일 회고를 합니다. 이때 Notion에 입력한 키워드나 메모를 기반으로, ChatGPT를 통해 다음과 같은 요약을 받습니다.
오늘의 주요 성과
남은 할 일
내일 준비할 사항
이렇게 작성된 회고는 월간 보고서나 주간 회의 자료로도 재활용이 가능합니다.
예시 프롬프트:
"다음 업무 로그를 바탕으로 오늘의 주요 성과와 내일 준비사항을 정리해줘."
2) 감정/집중 상태 분석 자동화 (선택 사항)
좀 더 개인화된 루틴으로는, 하루 중 가장 몰입이 잘 되었던 시간이나 감정 상태를 기록하고 AI로 분석하는 방법도 사용합니다. 간단한 구글 설문지에 하루를 평가하는 질문을 만들고, 그 응답을 Zapier를 통해 Google Sheet에 자동 저장한 후, ChatGPT를 통해 주간 리포트를 받는 구조입니다.
이런 루틴은 업무 생산성과 자기 인식 능력을 동시에 높여주는 효과가 있습니다.
자동화는 ‘툴이 아니라 루틴’에 달렸다
많은 분들이 “어떤 툴을 써야 할까?”에 집중하지만, 진짜 중요한 건 “내가 어떤 반복 업무를 하고 있는가”를 먼저 정의하는 것입니다. 그 다음에야 그 작업을 맡길 수 있는 AI 툴을 찾고, 루틴에 녹여낼 수 있습니다.
자동화의 핵심은 완전히 자동화하는 게 아니라, 내 시간을 줄여주는 방식으로 '반자동화'하는 것입니다.
작은 루틴 하나라도 AI에게 맡기기 시작하면, 시간이 지나면서 엄청난 업무 효율과 집중력을 가져다줍니다.
지금부터라도 하루 중 반복되는 업무를 하나씩 골라, AI에게 위임해보세요. 처음엔 어색해도, 어느 순간 ‘없으면 불편한’ 비서가 되어 있을 겁니다.